Antje Efkes & Team | 31. Juli 2018
Anwenderschulung: SPEDION DocScan App
Die DocScan App ist ein in unserer mobilen Telematiklösung SPEDION App integriertes Tool, das die Anschaffung teurer Zusatzgeräte wie Scanner für den Gebrauch in Nutzfahrzeugen überflüssig macht: Lieferscheine, Tankquittungen und andere Dokumente können mithilfe des Add-ons einfach mit der Kamera des genutzten Endgerätes vom Fahrer in optimaler Qualität erfasst, digitalisiert und bereits im korrekten Format zur zeitnahen Weiterbearbeitung und Archivierung an die Verwaltung geschickt werden.
Mit der SPEDION DocScan App lassen sich Dokumente mit der Kamera des Endgerätes direkt im Lkw einscannen und als PDF an die Fuhrparkzentrale senden. Im Menü „Nachricht schreiben“ der SPEDION App kann man einen Anhang verschicken, einen Barcode scannen oder jetzt auch ein Dokument einscannen. Ist der Menüpunkt „Dokument scannen“ angeklickt, öffnet sich die DocScan App. Der Fahrer richtet die Kamera des mobilen Endgeräts auf das gewählte Dokument und klickt auf den Menüpunkt „Scannen“. Die Kamera fokussiert automatisch den optimalen Bildausschnitt, blendet unerwünschte Hintergründe aus, stellt scharf und aktiviert bei Bedarf eigenständig den Blitz. Sollte die vor Ort vorhandene Beleuchtung nicht ausreichen, kann über den Menüpunkt „Licht“ zusätzlich die Taschenlampenfunktion des Endgerätes aktiviert werden. Insgesamt lassen sich 10 Seiten pro Vorgang scannen. Aus all diesen mit der Endgeräte-Kamera erfassten Seiten wird automatisch eine PDF-Datei generiert. Über den Menüpunkt „Zeige PDF“ kann zunächst die Qualität des PDFs kontrolliert werden, bevor es per Klick auf den Menüpunkt „Speichern“ dann mit dem exakten Zeitpunkt der Aufnahme auf dem Endgerät abgespeichert wird. Die in der App enthaltene Bildverarbeitung komprimiert die Bildformate hierfür auf eine passende Größe. Mehrseitige Dokumente können mittels Klick auf „Scan hinzufügen“ in einem PDF zusammengefasst werden. Nach dem Anklicken des Menüpunkts „Zeige PDF“ hat der Anwender die Möglichkeit, das durch die DocScan App erzeugte PDF bei nicht ausreichender Qualität zu „Verwerfen“ und eine neue Aufnahme zu starten oder das PDF durch Klick auf „Rotieren“ zu drehen. Ist alles korrekt, kehrt der Anwender mit einem Klick auf den Menüpunkt „OK“ ins DocScan-Menü zurück, über das das Dokument gespeichert werden kann. Mithilfe der SPEDION App wird das PDF dann per Textnachricht, per Tour-Rückmeldung oder über den Eintrag des Tätigkeitsstatus wie zum Beispiel Tanken an die Zentrale übertragen. „Sämtliche Lieferbelege werden mit dem genauen Zeitpunkt der Zustellung im System abgelegt. Unsere Verwaltung hat sofort Zugriff und kann die Rechnung inklusive Belege umgehend an unsere Auftraggeber versenden. Neben der Verbesserung des Belegservices soll die Zeitspanne zwischen der Zustellung der Ware und der Rechnungserstellung auf ein Minimum reduziert werden.“ Alexander Mack, zuständig für das Controlling bei der Hans IHRO GmbH
